Quand on possède une entreprise, qu’importe sa taille, nous avons forcément de nombreux documents importants. Les informations et les différents bulletins de salaires de nos employés, les différentes commandes, les chiffres et bien d’autres encore. Il est important de pouvoir tout conserver. Mais, il n’est bien évidemment pas possible de tout entasser, dans son bureau. Au fil des années, il ne serait plus possible de circuler, dans ce cas-là. C’est pourquoi, il y a donc d’autres méthodes, pour pouvoir tout garder, et pouvoir y avoir accès assez facilement, en cas de besoin. Nous allons voir ça ensemble dès maintenant.
Dans des endroits spécifiques.
Vous avez des sociétés, tel que All Box qui proposent des moyens de garder vos documents. Vous pouvez louer un local, par exemple, pour pouvoir y mettre tous les documents importants de votre entreprise. Bien évidemment, vous y avez accès rapidement, si vous en ressentez le besoin. Cela permet donc de pouvoir archiver tout ce dont vous pouvez avoir besoin pour votre entreprise. Que cela soit les différentes factures comme les papiers les plus importants. Bien évidemment, tout est sécurisé, vous n’avez donc rien à craindre concernant la confidentialité de vos documents. Je trouve que c’est une bonne astuces, surtout pour pouvoir garder les documents originaux.
Les garder dans une clé USB.
Nous faisons beaucoup avec le numérique aujourd’hui, il est vrai. C’est donc un moyen rapide et efficace de pouvoir garder et stocker un bon nombre de documents. Cependant, il y a quelque chose qui peut être dommage avec ce format. Ce n’est pas quelque chose d’original. En effet, les documents seront des documents que vous allez scanner. Vous n’aurez peut-être plus le format papier, qui lui, peut très bien être demandé. Je conseille donc cette méthode plutôt pour les documents qui peuvent être importants, mais qui peuvent ne pas être nécessairement sous format original. Ceux ne possédant pas de signatures, par exemple. S’il ne s’agit que de factures, pourquoi pas, mais pour le reste, il est préférable d’en garder une autre trace.
Pour un bon rangement dans son bureau d’entreprise, il est important de ne pas avoir tous les documents sous formats papiers sous la main. Vous pouvez donc combiner les deux solutions. Pour un besoin rapide, garder une clé USB. Mais, pour pouvoir garder les documents originaux, n’hésitez donc pas à louer un box afin de pouvoir y entreposer tout ce dont vous pouvez avoir besoin pour une quelconque raison !
